Méthode de Projet Systémique,

Créée pour la compréhension et la gestion des différents objectifs, attentes, compétences, rythmes et phases des projets.

 

“Un système est une entité qui maintient son existence par l'interaction mutuelle de ses parties.”

Karl Ludwig von Bertalanffy  (biologiste autrichien) Caractères gras ajoutés.

Frontière des Systèmes

Dans l'optique de la pensée systémique, un projet peut être décrit comme dynamique - il peut changer et il changera avec le temps. Un projet a une “frontière systémique - une ligne théorique, tracée par ceux qui font partie du projet, autour du projet, qui tente de définir ce qui est à l'intérieur et ce qui est à l'extérieur de la portée du projet. Comme une membrane de toutes les cellules de tous les organismes vivants (comme représenté par cette double couche lipidique sur l'image), la limite du système est dynamique - elle peut changer de forme, et même de taille (jusqu'à un point), et est perméable, car elle permet et contrôle différents flux d'entrée et de sortie, en différentes quantités et à différentes vitesses.

Les outils systémiques (ou holistiques) pour comprendre le monde doivent définir (et redéfinir en cours de route) une frontière virtuelle, car nous savons que dans la nature tout est lié et qu'il n'y a pas de limites ; cependant, pour rendre possibles les actions et les réflexions, il est nécessaire d'établir une limite (dynamique) quelque part, afin de gérer un projet.

Les limites d'un système peuvent être définies par un ou plusieurs facteurs, tels qu'un “thème, les “facteurs de production disponibles, c'est-à-dire les outils disponibles, les compétences et l'expérience de l'équipe, la vision (et les niveaux de risque) de l'entrepreneur, l'argent et le temps disponibles, et d'autres priorités et influences telles que la culture de l'équipe (et son contexte socio-environnemental), ses principes (éthique), sa vision et sa mission. L'“art d'une bonne gestion de projet consiste souvent à être suffisamment flexible pour ajuster les limites des systèmes quand c'est nécessaire, tout en essayant de gérer comment cela change (car le changement est inévitable) et d'éviter l'effondrement (si ce n'est pas la voie à suivre).

Lors de la conception de systèmes complexes (tels que des projets), il peut y avoir une variété de frontières différentes - des frontières à l'intérieur des frontières (Holons) - comme il peut y avoir des sous-projets dans des projets plus importants, et ainsi de suite.

Fonctions de la Personnalité (et Projets)

Le psychologue suisse Carl G. Jung a apporté une contribution profonde au développement des Quatre Fonctions de la Personnalité - ou “modes de connaissance - communes à l'humanité tout entière, parmi lesquelles figurent : Pourcence, Penser, Intuition et Sentir.

Les quatre fonctions de la personnalité sont positionnées comme “opposées (dichotomiques) - la pensée est considérée comme le contraire du sentiment, et la sensation (perception) comme le contraire de l'intuition. Jung a observé, après avoir traité des centaines de patients, que chacun avait un biais inhérent envers l'une des quatre fonctions, que son contraire était le plus faible manifesté, et qu'au moins un des deux autres soutenait partiellement le biais dominant. Il voyait que son rôle en tant que thérapeute était de soutenir le développement d'une fonction faible ou négligée afin d'atteindre une personnalité complète.

Les sens, l'expérience sensorielle ou la sensation (ouïe, odorat, goût, toucher et vue), permettent un flux direct de “données brutes de ce qui se passe autour de nous, vers notre corps. La penser est la partie où nous interprétons ces données brutes et utilisons des outils, comme la logique, pour comprendre ce que sont ces données et ce qu'elles signifient. Le sentir peut donner une perspective négative ou positive à l'expérience et peut aider à l'évaluer. Les sentiments peuvent aussi attribuer l'éthique à une situation. L'intuition est un élément clé de la pensée systémique - il y a les idées brutes et la sensibilité à la qualité des choses (pas seulement la quantité) - et le sens inconscient du sens profond et de l'interconnectivité.

Les projets sont gérés et créés par des personnes (il est parfois nécessaire d'énoncer les évidences), de sorte que les gestionnaires de projets bénéficient également de la connaissance de ces quatre fonctions. Les projets, comme les personnes qui les créent, ont des préjugés différents en eux-mêmes et à différentes étapes du projet. Par exemple, lorsqu'ils commencent, ils ont tendance à privilégier la perception ou la sensation et à comprendre le contexte de la situation. Une fois ce premier travail effectué, le biais se déplace vers la Pensée, où ces Perceptions peuvent être interprétées, partagées et débattues. Ceci fournit la base pour projeter dans le futur et utiliser l'Intuition pour provoquer de nouvelles idées ; et ensuite le Sentiment, pour évaluer les potentiels et les conséquences de ces concepts.

Du point de vue de la gestion de projet, la préférence des gens pour différentes fonctions est très claire : au sein d'une équipe, chaque personne est généralement plus performante dans l'une de ces quatre fonctions : C'est donc le rôle de l'équipe ou du chef de projet de connaître les “forces et d'avoir une équipe équilibrée dans les différents domaines, tout en favorisant, chez chaque membre de l'équipe, la prise de conscience de ses “points faibles (et en aidant à gérer les conflits potentiels - car ces différents biais peuvent créer des visions très différentes du projet). L'objectif est de promouvoir le développement continu d'une équipe de projet bien équilibrée.

Boucles de Rétroaction

Les “interactions mutuelles” soulignées par Ludwig von Bertalanffy (haut de la page), sont une contribution essentielle à la pensée systémique. Il souligne qu'il y a quelque chose qui se passe entre deux éléments au fil du temps ; quelque chose qui va au-delà de la cause et de l'effet linéaire (ou directionnel). Au contraire, l'élément vert (dans l'image) affecte l'élément rouge, et les éléments rouges affectent également l'élément vert.

Chaque fois qu'il existe une méthode de projet qui dessine une flèche de gauche à droite (ou de droite à gauche en arabe, hébreu, persan et ourdou), il y a un mélange entre la gestion du temps - la ressource qui semble souvent plus limitée dans les entreprises - et la gestion de la formation. Le temps peut être linéaire (n'entrons pas dans la physique du temps - maintenant;-)), mais le développement des connaissances ne l'est pas. C'est ce qui est géré efficacement dans un projet : faire passer d'un modèle ou d'un état d'esprit à un autre les personnes qui composent l'équipe et les autres (comme les intervenants ou la clientèle). Et c'est cyclique, ou plus précisément, comme une spirale : construire sur ce qui a été appris avant, et arriver à un point que nous avons compris avant, mais cette fois avec plus de perspicacité, donc, avec un niveau de connaissance et d'expérience plus élevé.

Par exemple, vous pouvez parfois avoir l'impression que le projet “recule,” ou qu'il y a une réouverture du “pourquoi” d'un projet (qui sont généralement considérés au début) quand, au moins en termes de temps, vous êtes peut-être au milieu du processus. Cependant, le nouveau “pourquoi” qui est demandé à ce stade peut être plus pertinent et plus proche de la nouvelle réalité que ceux qui ont été soulevés au début du projet. Il ne s'agit donc pas d'un mouvement “rétrograde,” mais simplement d'une tentative d'adapter la compréhension de la réalité à la nouvelle réalité. Cependant, si la méthode du projet est exprimée dans une ligne de temps linéaire, il semble que le projet recule.

Éléments Clés des Projets

Sensibilisation

Les projets peuvent démarrer à différents endroits, mais le point de départ classique est l'étape (divergente) de la “Conscience.” Ici, la question que nous pouvons nous poser, par exemple, est “que croyons-nous savoir” au sujet de cette question ou de ce problème ? Et la question de l'établissement des limites initiales des systèmes peut aussi être développée ici, en se posant par exemple la question : “Jusqu'où va-t-elle ou quelle est la taille de l'Ici ?” - (Quelle est la taille ici ?). La prise de conscience signifie essayer d'obtenir une compréhension générale de la réalité, souvent basée sur des perceptions ou des travaux passés (ou des études de cas). Cela peut se traduire par des conférences, des projets de recherche, des cours de formation ou des recherches sur des histoires uniques dans un lieu, par exemple.

Baseline

Après ce travail de sensibilisation, qui est partagé au sein d'une équipe et avec et par les parties prenantes, l'étape suivante (convergente) est le “Baseline.” C'est là que ces perceptions plus larges s'appliquent aux réalités spécifiques du projet et aux personnes identifiées sur le terrain. C'est là que “ce que nous pensions savoir” doit évoluer en “ce qui se passe réellement ici et maintenant ?” Il y a donc un “fossé de perception (ou de réalité)” à combler, entre la compréhension des concepts généraux et leur application pratique dans un contexte spécifique. C'est là qu'il est possible d'effectuer des mesures, des tests et des questions plus précises, de sorte qu'il est également nécessaire de s'entendre sur des repères, non seulement pour déterminer ce qui devrait être mesuré (c.-à-d. des indicateurs de rendement clés), mais aussi sur la signification qui sera donnée aux résultats de ces mesures.

Concevoir - Conceptualiser

Après avoir travaillé sur la ligne de base, un projet peut passer directement à “Concevoir,” en adaptant des produits ou services existants. Cependant, l'étape suivante divergente est généralement “Conceptualiser.” C'est là que la question peut se transformer en “que voulons-nous que soit notre réalité future ?” Ce travail de conceptualisation s'appuie sur le travail de sensibilisation et de référence pour élaborer et sélectionner des concepts cohérents et pertinents.

Design

Après le travail de conceptualisation, le projet passera à la phase “Design” : la conception et l'ingénierie des détails conçus à partir des concepts sélectionnés et le développement des chaînes d'approvisionnement et de distribution. Cela peut également inclure le prototypage rapide, par lequel la solution viable minimale est réalisée pour tester le concept sur le marché le plus tôt possible, ce qui peut se répercuter sur la base de référence, et même créer de nouveaux concepts.

Concevoir

Après la conception, “Concevoir” est l'endroit où le produit ou le service est fabriqué et vendu. C'est là que les compétences et les machines du fabricant se réunissent pour fabriquer les produits, et que le fournisseur de services produit et communique le service. Ici aussi, il peut être nécessaire de produire de nouvelles machines pour la fabrication.

Évaluer

La dernière de ces étapes clés est “Évaluer”, et c'est probablement l'étape où le moins de travail a été fait - mais c'est là que se referme la "boucle" de la compréhension de la réalité - où de nouveaux projets ou itérations sur le même sujet peuvent commencer. L'évaluation, par conséquent, nourrit la Conscience. Il peut s'agir, par exemple, de sondages, de groupes de discussion et d'entrevues. L'élaboration de critères d'évaluation des résultats est un élément clé de ce travail.

Influences

Cette méthode s'appuie sur l'expérience et l'orientation des projets d'innovation, ainsi que sur les travaux d'autres acteurs, notamment le UK Design Council (méthode des doubles diamants), qui visualise les étapes divergentes et convergentes des projets; l'économiste comportemental Dan Ariely, entre autres sujets intéressants, a étudié l'écart et la désirabilité des connaissances; et Daniel H. Pink, dans son travail sur la façon dont nous déplaçons les gens d'un état d'esprit à un autre ; la pensée systémique, bien sûr, ajoute les concepts de boucles de rétroaction et de limites systémiques; Carl Jung inspire les fonctions de la personnalité; et le processus Natural Step ABCD.

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